Sivustopohja yli kymmenelle eri tapahtumalle

Pääkuva: Joel Chester Fildes

Helsingin tapahtumasäätiö toteuttaa Helsingin kaupungin merkittäviä yleisötapahtumia kuten Helsingin juhlaviikkoja, Lux Helsinkiä, Helsinki-päivää, Helsingin uudenvuoden juhlaa, Silakkamarkkinoita ja Tuomaan Markkinoita. 

Aiemmin eri tapahtumien sivustot olivat täysin irrallaan toisistaan, sivustot oli toteutettu eri tekniikoilla, eri tahojen toimesta ja niiden laatu oli kirjavaa. Sivustojen sisältöjen ylläpito oli Helsingin tapahtumasäätiölle haastavaa, samoin kokonaisuuden hallinta. Myös sivustojen analytiikka oli toteutettu eri tapahtumissa eri tavalla ja analytiikan seuranta ja vertailu eri tapahtumien välillä oli hankalaa.

Ehdotimme Helsingin tapahtumasäätiölle modulaarista sivustopohjaa, joka palvelee kaikkia säätiön tapahtumia, mutta mukautuu helposti kunkin tapahtuman erityistarpeisiin. Projekti käynnistyi työpajoilla yhdessä viestinnän, markkinoinnin ja tuottajien kanssa. Työpajoissa määriteltiin yleisöprofiilit, käyttäjätarpeet sekä sivustojen rooli viestinnässä, ja niiden pohjalta koottiin yhteinen näkemys sisällöistä, elementeistä ja toiminnallisuuksista.

Tämän jälkeen suunnittelimme sivupohjat ja lohkot wireframe-tasolla sekä määrittelimme lohkojen toiminnallisuudet. Sivuston modulaarinen rakenne antaa ylläpitäjille joustavat mahdollisuudet yhdistellä elementtejä. Visuaalisessa suunnittelussa lähtökohtana oli Helsingin kaupungin ilme, jota sovelletaan jokaiselle tapahtumalle omalla räätälöidyllä tavalla.

Keskeinen tavoite oli parantaa käyttökokemusta, erityisesti mobiilissa – esimerkiksi Lux Helsingin sivustolla, jota käytetään paljon mobiililaitteella ulkona liikkuessa ja tutustuessa valotaideteoksiin. 

Sivustopohja toteutettiin WordPressin multisite-asennuksena ja Gutenberg-editorilla, mikä yhtenäisti ja helpotti tapahtumasivustojen ylläpitoa. Pohjasta löytyy laaja valikoima lohkoja ja toiminnallisuuksia, joita voidaan ottaa käyttöön tarpeen mukaan, ja tapahtumakohtaiset erityistarpeet räätälöitiin erikseen.

Osassa tapahtumista tarvittiin myös laajoja lomakkeita, joiden avulla kaupunkilaiset voivat ilmoittaa omia tapahtumiaan ja hallita niitä helposti. Tarvittavat lomakkeet rakennettiin mahdollisimman helppokäyttöisiksi, ja niiden ylläpidon puolella panostettiin yhtä lailla hallinnan helppouteen, kuten tapahtumien tarkistuksiin, hyväksyntiin ja käännöksiin.

Lisäksi sivustojen teknistä kestävyyttä parannettiin, sillä aiemmin suuret kävijäpiikit kaatoivat sivustoja. Tässä merkittävänä syynä oli tapahtumahaku, joka suunniteltiin nyt minimoimaan tietokantahakujen määrää ja varmistamaan toimivuuden myös ruuhka-aikoina.

Projektissa toteutettiin myös integraatiot Helsingin tapahtumasäätiön kontaktienhallintatyökaluun Gruppoon ja kaupungin Linked Events -tietokantaan, joka kerää tiedot kaikista Helsingissä järjestettävistä yli 35 000 tapahtumasta yhteen tietokantaan. 

Tutustu kaikkiin sivustoihin: 

Helsingin juhlaviikot
Taiteiden yö
Lux Helsinki
Helsinki-päivä
Tuomaan markkinat
Stadin silakkamarkkinat
Musica nova Helsinki
Helsingin uusivuosi
Wonderfeel Helsinki
Tall Ships Races Helsinki
Helsingin tapahtumasäätiö

Ota yhteyttä!