Uusittu tekoälyavusteinen intranet tukemaan yli rajojen toimivaa organisaatiota

Alma Media on kansainvälinen digitaalisiin palveluihin ja mediaan keskittyvä yhtiö, joka keskittyy digitaalisiin uutis- ja palvelualustoihin. Suuryritykselle sisäinen viestintä on kriittisessä roolissa, ja tässä tärkeänä tekijänä on intranet.

Aiemman intranetin sisältö oli jakautunut erillisiin hubeihin, mikä johti siiloutumiseen, pirstaleiseen sisältörakenteeseen ja käyttäjien jatkuvaan siirtymiseen sivustojen välillä. Hakutoimintoa ei koettu hyödylliseksi ja heikko tiedon löydettävyys aiheutti turhautumista.

Vanhan alustan tuen päättyessä haluttiin toteuttaa uusi ratkaisu, joka parantaisi tiedon löydettävyyttä, vahvistaisi kulttuuria ja tukisi yhtenäisiä prosesseja kansainvälisessä toimintaympäristössä. 

Projektissa rakennettiin yhtenäinen, Microsoft 365 –alustalla toimiva intranet, jossa sekä konsernitason että paikallisen tason sisällöt yhdistettiin loogiseksi kokonaisuudeksi. Lähtökohtana olivat keskeisten käyttäjäkokemushaasteiden tunnistaminen sekä asiakkaan tavoitteet halutusta intranet-kokemuksesta, joiden pohjalta luotiin sisältökonsepti ja sitä ohjaavat periaatteet. 

Sisältökonsepti asetti suunnan intranetin rakenteen, navigaation ja sisältöjen jäsentelyn ratkaisuille korostaen sisältöjen löydettävyyttä. Sisällönhallintaa tukemaan toteutettiin muun muassa yhtenäiset sivupohjat metatietoineen sekä keskitetty kuvapankki. Käyttäjäkokemusta parantaa sisältöjen joustava kohdentaminen eri maiden käyttäjille.

Yksi uudistuksen keskeisistä tavoitteista oli ratkaista heikkoon hakukokemukseen liittyvät haasteet. Hakua kehitettiin merkittävästi ja sitä vahvistettiin laajalla metatietojen käytöllä, joiden avulla sisällöt luokiteltiin yhtenäisesti ja löydettävyyttä saatiin parannettua.

Lisäksi toteutimme Microsoft Copilot Studio tekoälyagentin, joka auttaa käyttäjiä löytämään oikean tiedon nopeasti kielestä ja sijainnista riippumatta. Agentti priorisoi konsernisisällöt, mutta osaa huomioida myös käyttäjän oman maan sisällöt. Agentti on käytettävissä kaikilla Intranetin sivuilla sekä Microsoft 365 Copilot Chatin puolella. 

Toteutuksessa hyödynnettiin ensisijaisesti Microsoft 365 –alustan vakio-ominaisuuksia, mikä minimoi räätälöinnit ja varmistaa skaalautuvuuden sekä helpon ylläpidon. Intuitiivinen navigaatio, saavutettavuuden huomioiva sisältörakenne ja brändin mukainen visuaalinen ilme tekevät intrasta selkeän ja helposti omaksuttavan.

Monikielisyyttä tuetaan siten, että konsernisisällöt ovat englanniksi ja paikalliset sisällöt omilla kielillään; lisäksi useimmilla paikallisilla sivuilla esitetään englanninkielinen yhteenveto. SharePointin syventävä lukuohjelma mahdollistaa automaattiset käännökset ja äänitoiston.

Maasivustoilla on omat aloitussivut, navigaatio ja logot - kuitenkin osana yhtenäistä konsernikokonaisuutta.

Koska SharePointin sisäänrakennettu analytiikka on rajallista (dataa on käytössä vain 90 päivän näkymällä), käyttöä seurataan Google Analyticsin avulla.

Intran etusivulla hyödynnetään lisäksi integraatioita, joiden avulla uutiset, pörssitiedotteet ja lehdistötiedotteet tuodaan automaattisesti näkyviin.

Uusittu intranet loi modernin ja skaalautuvan alustan koko Alma Median sisäiselle viestinnälle. Käyttäjiltä on saatu kiitosta tiedon löydettävyyden parantumisesta, selkeämmästä käyttäjäkokemuksesta ja uudesta hausta. Intranet toimii nyt myös suoraan Microsoft Teamsissa Viva Connectionsin kautta, jolloin käyttäjät löytävät tärkeimmät sisällöt juuri siellä, missä työ tapahtuu.

"Olen tosi iloinen ja ylpeä uudesta intranetistämme, joka näyttää modernilta ja houkuttelevalta. Käyttäjäpolut sekä rakenne mietittiin heti alusta asti kuntoon, mikä antoi hyvät raamit onnistuneelle toteutukselle. Vaikka paikallisia sisällöntuottajia oli mukana kymmeniä, kokonaisuus pysyi yhtenäisenä ja selkeänä", kommentoi Alma Median Head of Employer Branding Lotta Väinölä.

Suurimmat aplodit on kuitenkin kerännyt tekoälyavusteinen agentti, joka on saanut heti julkaisusta lähtien hurjan määrän positiivista palautetta loppukäyttäjiltä.

Lopputuloksesta voidaan olla ylpeitä yhdessä - uusi intranet ei ainoastaan vastaa nykyisiin tarpeisiin, vaan toimii vakaana perustana tulevaisuuden kehitykselle ja muille tekoälypohjaisille käyttötilanteille.

Ota yhteyttä!