M365-pohjainen intranet Pohjois-Karjalan Sähkölle

Pohjois-Karjalan Sähkö on yrityksen pitkän, yli 75-vuotisen taipaleen aikana nähnyt suomalaisen energiatuotannon kehityksen sotien jälkeisestä jälleenrakentamisen ajasta aina nykyiseen, vastuullisen sähkön aikakauteen. Yhtiön perustehtävä on kuitenkin pysynyt samana vuosien läpi. PKS haluaa olla yhdessä asiakkaittensa kanssa vaikuttamassa siihen, että sähkön tuomat uudet mahdollisuudet – kuten uusiutuva energian käyttäminen – ovat aina asiakkaiden käytettävissä ja myös tulevien sukupolvien olisi hyvä elää Pohjois-Karjalassa. 

Omille työntekijöilleen yrityksen intranetistä on haluttu tehdä helppokäyttöinen työkalu auttamaan arjen työnteossa. Vuonna 2021 oltiin tultu tilanteeseen, jossa käytössä ollut Microsoft Sharepoint 2013 -järjestelmä, jonka päälle intranet oli rakennettu, oli auttamatta tekniikaltaan vanhentunut. Samoin tuki vanhalle järjestelmälle oli päättymässä, joten uudistaminen oli välttämätöntä. 

PKS:n ja Knowitin yhteistyö on jatkunut jo vuosien ajan ja Knowit oli toteuttamassa jo edellistä intranet-uudistusta. Koska PKS:llä oli jo käytössään Microsoft 365 -ympäristö ja lisenssit, oli luontevaa, että myös uusi intranet rakennettaisiin näiden työkalujen päälle. Vajaassa kymmenessä vuodessa on myös Microsoftin palvelut ehtineet ottaa valtavia harppauksia eteenpäin, joten luvassa oli kokonaan uusi, nykyaikainen intranet-kokemus. 

"Yksi hyvin konkreettinen muutos on se, että kun uusi intranet rakennetaan pilviympäristöön, intranet on käytettävissä helposti myös mobiililaitteilla", kertoo Knowitin M365 Competence Lead Irene Lappalainen. Intranet kulkee siis nyt mukana, kun pilvipalveluihin pääsee käsiksi ulkoverkosta käsin, kun taas edellisessä versiossa se oli käytettävissä vain sisäverkossa. 

Viime vuosina Microsoft on tuonut myös markkinoille ison määrän uusia, intuitiivisempia työkaluja. Käyttöliittymästä on tullut helpompi, ja ylläpidosta tullut nopeampaa. 

"Halusimme lähteä uudistukseen ihan puhtaalta pöydältä ja varmistaa, että uuteen intranetiin tulevat sisällöt ovat kaikki valideja", kertoo PKS:n ICT-päällikkö Marko Partinen. 

Iso muutos oli intran avaaminen koko konsernille yhteiseksi ja avoimeksi. 

"Aiemmin liiketoiminnoilla oli omat alasivut ja siihen liittyi paljon käyttäjähallintaa, joka oli itsessään aika haastavaa. Nyt uusi intranet näkyy jokaiselle samalla tavalla." 

Partinen kertoo, että ratkaisu on paitsi helpottanut ylläpitoa, myös ohjannut sitä, mitä dataa siellä todella halutaan säilyttää. 

"Lisäksi se on tuonut positiivista läpinäkyvyyttä koko organisaatioon." 

Vanhaa intranetiä vaivanneet rakenteelliset haasteet onnistuttiin myös ratkaisemaan erinomaisesti. Rakennetta yksinkertaistettiin siten, että jo päävalikkotasolta saa hyvän näkymän, mitä rakenteesta löytyy, eikä alivalikkoja juurikaan tarvita. 

"Sehän on aika klassinen tilanne, että rakennetta ohjaa se, mikä näyttää organisaation näkökulmasta hyvältä. Me ajattelimme niin päin, että kun henkilö lähtee jotain hakemaan, mikä olisi hänelle looginen paikka sitä etsiä. Olen lopputulokseen aika tyytyväinen!"

Intranetin uudistuksen yhteydessä kirkastettiin ylläpidon ja viestinnän näkökulmasta toimintatapoja, jotka ovat tukeneet uudistuksessa saatuja hyötyjä. Esimerkiksi alasivustoille nimettiin kullekin vastuuhenkilöt, joiden tehtävänä on varmistaa, että sisällöt pysyvät myös jatkossa ajan tasalla. 

"Tällaiset asiat kannattaa varmistaa ja sopia heti alussa, kun intranetiä lähdetään uudistamaan. Näin varmistetaan, että uusi intranet ei taas ole vuodessa sisällön osalta vanhentunut", suosittelee Partinen. 

Uutisten julkaisun osalta uudessa intrassa tehtiin kulttuurinen muutos, jossa uutisia rohkaistaan julkaisemaan aiempaa laajemmin ja matalammalla kynnyksellä. Intraan haluttiin tuoda erityyppisiä sisältöjä, jotka aiemmin on esimerkiksi jaettu vain sosiaalisessa mediassa. 

"Haluttiin välttää tilannetta, jossa uusi henkilö tulee taloon ja katsoo, että edellinen uutinen on kolmen kuukauden takaa. Mistä se kertoo? Tulee fiilis, että ylläpitääkö tätä kukaan. Nyt uutisia tulee vähintään viikoittain." 

Intraa haluttiin elävöittää ja nyt esimerkiksi valokuvat ovat aiempaa suuremmassa roolissa. Intranetin ulkoasu pohjautuu PKS:n brändikirjaan. Partinen painottaa, että tunnistettava värimaailma on tärkeä myös intranetissä. 

"Se kertoo, että ollaan meidän intranetissä, eikä jollain geneerisellä verkkosivustolla. Knowit toi ilmeen toteuttamiseen oman osaamisensa ja siinä onnistuttiin mielestäni hyvin." 

Läpi intranetin, PKS on ottanut aktiiviseen käyttöön henkilökortit, jotka kertovat jokaisessa osiossa, kuka siitä vastaa ja kehen voi olla yhteydessä kyseisen asian tiimoilta. 

"Siinä PKS on tehnyt poikkeuksellisen onnistunutta ja perusteellista työtä", huomauttaa Knowitin projektipäällikkönä toiminut Matti Kosonen. 

"Jokaisesta kortista löytyy kattavat ja ajantasaiset tiedot, ja kortti löytyy lähes joka sivulta. He ovat ottaneet yhteystietokortit poikkeuksellisen onnistuneesti käyttöönsä. Tästä on käyttäjille varmasti iso hyöty!" 

Usein intranetin uudistuksen lähtölaukaus on karu huomio, että sen ylläpitäminen alkaa olla todella työlästä ja hankalaa. Partinen suositteleekin, että vanhaa ei kannata lähteä korjaamaan, vaan aloittaa työ nollista. 

"Toki asiat, jotka toimivat vanhassa, kannattaa sisällyttää myös uuteen, mutta kehitys kehittyy ja meille oli todella hyödyllistä lähteä tekemään koko homma alusta asti uusiksi." 

Partinen suosittelee myös projektiin lähdettäessä pohtimaan projektiryhmän kokoa. Laaja uudistus vaatii tarpeeksi ihmisiä, jotta suuremmille kokonaisuuksille löytyy aina vastuuhenkilö ja näin varmistetaan asioiden eteneminen. Eri liiketoimintoja on myös hyvä kuulla. Toisaalta, kun päätöksiä aletaan tehdä, ei ryhmä saa olla liian suuri, jotta tehokas päätöksenteko saavutetaan. 

Toteutuskumppanissa hän nostaa tärkeimmiksi ominaisuuksiksi teknisen osaamisen ja kyvyn ohjata projektia. 

"Projektissa toimittajan tekninen asiantuntemus on avain asemassa, jolloin meidän ei tarvitse perehtyä kaikkiin teknisiin asioihin. Tärkeää on, että toimittaja osaa kysyä oikeita asioita. Asiakkaalla voi olla paljon ideoita, mutta emme pysty niitä välttämättä jäsentelemään. Joten on tärkeää, että joku vetää sen läpi ja kertoo, missä järjestyksessä asioita kannattaa edistää." 

Partinen kokee, että näitä asioita Knowit myös pystyi heille tarjoamaan. 

"Olemme olleet tyytyväisiä projektiin. Saavutimme sen, mitä tavoiteltiin – myös toimittajan osalta." 

PKS seuraa intranetin sisältöjen katselukertoja ja ne todistavat, että tärkein tavoite on saavutettu: intraa käytetään organisaatiossa aktiivisesti. Myös sisäinen kysely tuotti positiivista palautetta uudesta intranetistä. 

"Sehän intrassa on tärkeintä, että nämä sisällöt tavoittavat käyttäjät." 

Yhteistyö PKS:n ja Knowitin välillä on jatkunut jatkuvan ylläpidon palveluna. Knowit pitää mm. kerran kvartaalissa ns. target release infoja. Tapaamisissa Knowit esittelee mitä uusia ominaisuuksia ja muutoksia M365:een on tulossa, jotka edellyttävät asiakkaan päässä IT:n osalta toimenpiteitä, tai jos näköpiirissä on uusia toiminnallisuuksia, joita voisi jalkauttaa myös loppukäyttäjille. 

"Tavoitteena on saada tehokkaaseen käyttöön M365 ympäristö ja asiakkaan hankkimat lisenssit käyttäjille. Samalla tietenkin otamme huomioon kaikki tietoturvaan ja teknologiaan liittyvät asiat. Kun toimenpiteitä nousee esiin, lähdemme toteuttamaan niitä. Näissä olemme PKS:n tukena", päättää Lappalainen. 

Tutustu Microsoft 365 ja SharePoint -palveluihimme.