Datateknologian valinnassa kannattaa keskittyä liiketoiminnan tarpeisiin

Avainsana on tässä tarve. Liian usein lähdetään liikkeelle siitä, että jonkun toimittajan kanssa on jo jokin olemassa oleva sopimus, mahdollisesti aivan toisella liiketoiminnan alueella. Yhteen asiaan valittu teknologia ei kuitenkaan välttämättä ole paras ratkaisu toiseen. Teknologiaympäristön valinta pitäisi aina pohjata tavoitteisiin ja niiden määrittelemään tarpeeseen.  

Lohdutuksena voi sanoa, että isojen palveluntarjoajien pilviteknologiat ovat laajalti yleiskäyttöisiä ja oikein toimivia. Lopputuloksesta voidaan aina saada hyvä. Yritykset ja muut organisaatiot hyödyntävät toistaiseksi vain pienen osan teknologian tarjoamista mahdollisuuksista, joten suurimmalle osalle niistä mikä tahansa teknologiavalinta on parannus entiseen.  

Mitä enemmän yritys pohjaa toimintaansa dataan ja analytiikkaan, sitä enemmän teknologiavalinnat korostuvat. Edistyneimmät yritykset poimivat jokaiseen tehtävään parhaat teknologiat ”best of breed –ajattelun” mukaisesti. Vahvasti teknologiavetoisissa yrityksissä usein myös uskalletaan ottaa tämän mukanaan tuomat mahdolliset yhteensopivuushaasteet, kunhan lopputulos on tavoitteiden mukainen.  

Innovaatiohuuman ja teknologiavelan välimaastossa

Azure, AWS ja Google Cloud tarjoavat periaatteessa täydellisiä teknologiapinoja, mutta moni päätyy kuitenkin vaihtamaan jonkin data-alustan osa-alueen. Tietovarastoksi saatetaan haluta Snowflake ja datan visualisointiin Tableau tai Microsoftin Power BI.  

Yhteistyökumppaniksi kannattaa valita toimija, joka seuraa teknologiakehitystä tiiviisti. Tämä ei tarkoita, että aina olisi järkevää valita uusin innovaatio. Jokin Piilaaksossa juuri käyttöön otettu uusinta uutta edustava avoimen lähdekoodin teknologia saattaa vielä olla turhan vaativa ratkaisu tavanomaiselle suomalaisyritykselle. Osaava kumppani pystyy arvioimaan uusien teknologioiden vaikutuksia ja sitä, milloin on sopiva hetki hypätä kyytiin. 

Uusia lanseerauksia ei ainakaan kannata jäädä odottamaan, vaan valinta kannattaa tehdä sen hetken tarjonnasta. Odottaminen vain kasvattaa teknologiavelkaa. Joskus vuosittaiset lisenssien uusinnat tuntuvat yllättävän teknologiasta päättävät ja lopulta päädytään hätäratkaisuna menemään “vielä yksi vuosi” vanhalla teknologialla. Näin teknologiavelasta kasvaa kohtuuton mäki kiivettäväksi. 

Keskitie olisi tässäkin kultainen: voi hyvinkin olla järkevää ostaa vakiintuneita, muidenkin suosimia ratkaisuja. Kannattaa kuitenkin tutustua vaihtoehtoihin ja arvioida, mikä ratkaisu tai ratkaisujen yhdistelmä olisi juuri oman organisaation tavoitteisiin sopivin. Jos tavoite on mennä eteenpäin, ei kannata valita ratkaisua, joka on valmiiksi vanha. Pysyvyyttä ja luotettavuutta arvostavassa organisaatiossa ei puolestaan kannata lähteä kokeilemaan scifi-teknologioita.  

Optimoi hyötyä, älä hintaa

Datan hyödyntäminen tuo organisaatioille useimmiten niin merkittäviä etuja, että eri ratkaisujen hintaerot alkavat tuntua verrattain pieniltä. Pilvipalvelut ovat lähtökohtaisesti edullisia, ja ne on suunniteltu käyttäjilleen myös taloudellisesti järkeviksi hankinnoiksi.  

Hintakriittisen täytyisi pyrkiä arvioimaan hankinnan kokonaiskustannusta käyttöönotosta alkaen koko elinkaaren ajan. Hankintabudjetti ei saisi sokeasti ohjata hankintahinnaltaan halvimpaan, sillä myös käytön aikaiset kustannukset täytyy muistaa budjetoida. Olemassa olevan palveluntarjoajan tuotteet eivät automaattisesti ole edullisin ratkaisu, sillä niidenkin hinta useimmiten nousee käyttäjä- ja datamäärien myötä. Lähtökohtaisesti ei kuitenkaan kannata rajoittaa käyttöä kustannuksen takia. Datateknologioiden valinnassa fokus kannattaa pitää haetuissa hyödyissä ja oikeanlaisen lopputuloksen varmistamisessa. 

Hintavertailussa täytyykin pystyä arvioimaan myös hyötyä. Kaikkein kalleimmaksi tulee työntekijöiden älyllinen tyhjäkäynti ja turhaan tehty manuaalinen työ. Eräs teknologiayrityksen johtaja perusteli taannoin sovelluksensa korkeaksi moitittua 5 000 dollarin hintaa sanomalla, että jos ongelma ei ole 5 000 dollarin arvoinen, ei sitä kannata edes ratkaista. Koska resursseja on aina rajallinen määrä, kannattaa panostaa toimenpiteisiin, joilla on suurin vaikutus omaan ja asiakkaiden tekemiseen.  

Näiden toimenpiteiden hinta kannattaa aina suhteuttaa niiden tuomaan hyötyyn. Kustannuksen voi vaikka laskea auki työntekijätasolle asti. Johtopäätöksenä saattaa olla, että jo puolen prosentin parannus työntekijän suorituksessa maksaa sijoituksen korkoineen takaisin. Käytännössä aina pilveen ja dataan tehtyjen hankintojen hyödyt ylittävät kustannukset moninkertaisesti, joten senttien erot gigatavujen hinnoissa eivät lopulta ole olennaisia. 

Hyödynnä hankinta

Kaikkein kallein hankinta on sellainen, jota ei äytetä. Käyttäjien koulutuksessa ei kannata säästellä, ja yksittäisen koulutustilaisuuden lisäksi kannattaa panostaa jatkuvaan valmennukseen ja tukeen. Jos käyttäjiä on paljon, voi olla perusteltua käyttää jopa dedikoitua personal traineria, jonka tehtävänä on varmistaa, että hankinnasta saadaan paras mahdollinen hyöty irti.  

Kun teknologian suhteen on päästy haluttuun lopputulokseen, voidaan asiantuntijoiden kanssa vielä käydä järjestelmä läpi ja optimoida sitä tehokkuuden ja kustannuksien kannalta. Järjestys kannattaa kuitenkin pitää juuri näin päin: ensin optimoidaan hyöty ja käyttö ja niiden myötä haluttu lopputulos, vasta sen jälkeen optimoidaan hinta käytön mukaan.  

Teknologiaympäristöjen tehtävä on mahdollistaa ja optimoida organisaation toimintaa sekä sen kehittämistä. Teknologiavalintaa pitäisi ohjata tarve ja haluttu lopputulos, ei itse teknologia tai sen hankinnan hinta.