Pauligin työntekijöistä 90 % tyytyväisiä uuteen intranetiin

Paulig on konserni, jolla on noin 2000 työntekijää kolmessatoista eri maassa. Päätoimialoja on useita ja työtekijöiden tehtävät vaihtelevat paljon roolista riippuen. Vuoden 2015 lopulla Pauligilla todettiin, että vanha intranet oli aikansa elänyt ja uudistusprosessi oli syytä aloittaa.

– Vanha intranet oli tuolloin noin 5 vuotta vanha. Yksi haaste oli, että yritys oli noiden vuosien aikana kehittynyt mm. yritysostojen kautta siten, että intranet ei enää palvellut uutta organisaatiorakennetta, kertoo Pauligin Communications Manager Piia Puska.

Lisäksi tekniset toiminnallisuudet, kuten haku ja mobiilisaatavuus, eivät toimineet halutulla tavalla. Uuden intranetin haluttiin vastaavan erityisesti suuren monikansallisen yrityksen tarpeisiin, jossa tiedon, sisällöntuottajien sekä erilaisten roolien määrä on valtava. Intranetin rakenteen haluttiin tukevan myös tuottavuutta ja sisäisesti yhtenäistä One Paulig -ajattelua.

– Strategiamme yksi kulmakivi on kulttuuri. Me toimimme useissa eri maissa emmekä kaikki pääse saman kahviautomaatin ympärille juttelemaan asioista, joten se on tehtävä virtuaalisesti. Uuden intran avulla haluttiin mahdollistaa aiempaa laajempi yhteistyö ja tuoda kaikille näkyviin se, että olemme osa isompaa kokonaisuutta.

Knowit toteutti Pauligin intranetin uudistuksen keväällä 2017.

Paulig aloitti projektin tekemällä taustaselvitysen North Patrolin kanssa. Vanha intranet oli Episerver-pohjainen ja uuden osalta päädyttiin samaan ratkaisuun. Tällä kertaa tosin valittiin pilviversio vanhan on-premise -version sijaan.

–  Halusimme intranetin ilmeestä raikkaan ja herkullisen. Episerver antoi tähän hyvät työkalut. Myös kieliversioinnit toimivat hyvin, joka on tärkeää näin kompleksisessa kokonaisuudessa, jossa kieliversioita on paljon. 

Intranetin rakenne räjäytettiin kokonaan uusiksi. Rakenteesta tehtiin mahdollisimman yksinkertainen, joka oli sama kaikille. Episerverin kieliversiointeja hyödyntämällä sisältösivuilla pystyttiin tarjoamaan kuitenkin kohdennettua sisältöä kullekin maalle esimerkiksi tilanteissa, joissa lainsäädäntö vaihteli maasta toiseen. 

Tärkeää oli myös integraatio HR-järjestelmään, joka mahdollisti intranetin sisältöjen ja näkymien automaattisen räätälöinnin perustuen käyttäjän bisnesalueeseen, maahan tai toimipisteeseen. Ideana oli tehdä jokaisen työntekijän käyttöön soveltuva intranet, joka myös suodattaa sisältöä käyttäjän preferenssien mukaan. Tällaisessa projektissa varsinkin tiedon ajantasaisuus on erittäin tärkeää. 

Intranetissä, joka toimii tietovarastona tuhansien ihmisten henkilödataan, on oleellista, että duplikoituja sisältöjä ei ole. Se on tärkeää jo ihan liiketoiminnallisesta näkökulmasta: jos henkilötietoja joudutaan ylläpitämään useammassa paikassa, syntyy valtavasti käsityötä ja tilanteita, joissa tieto ei ole kaikkialla sama. Siihen kuluu hirveästi resursseja.

Puska on Knowitin kanssa samoilla linjoilla. Hän painottaa, että projektiin lähdettäessä resurssit pitää olla selvitettynä ja projektitiimille on oltava allokoituna riittävästi aikaa.

–  Mukaan kannattaa ottaa mahdollisimman laajasti ihmisiä ympäri organisaatiota. Meillä oli projekti jaettu sisältöosuuteen, IT-osuuteen ja lanseeraukseen, joista jokaisella oli oma työnjohtaja.

Episerver tarjoaa myös poikkeuksellisen hyviä työkaluja keskeisten toiminnallisuuksien toteutukseen, kuten hakutoimintoon sekä sisällöntuottajille hyvän ja selkeän käyttöliittymän. Lisäksi Episerver Frameworkin työkalut profiloidun sisällön toteuttamiseen ja kategorisointiin ovat erinomaiset.

Uuden intranetin käyttöaste Pauligilla on todella korkea ja kuukausittainen raportointi kertoo, että parempaan päin ollaan edelleen menossa. Puska kuitenkin muistuttaa, että kun intran rakenne muuttuu radikaalisti, ei henkilöstö omaksu sitä päivässä. Kova käyttöaste on systemaattisen työn tulosta.

– Me emme lähetä massasähköposteja, vaan ohjaamme suoraan intraan. Kaikki tietävät, että se on tehokkain ja ainoa paikka löytää yrityksen sisäinen tieto.

Henkilöstö sitoutettiin mukaan projektiin alusta alkaen. Henkilöstöä on rohkaistu ottamaan editorioikeuksia ja käymään keskustelua aiheesta kuin aiheesta.

– Jokainen on kuitenkin sen oman alansa paras asiantuntija ja haluamme, että tieto kulkee helposti ihmisten välillä. Uskon, että paremmat tulokset syntyvät siitä, kun vastuu ja valta annetaan viestintäorganisaatioiden ulkopuolelle, ja me keskitymme enemmän koulutukseen, tukeen ja strategisten asioiden viestimiseen.

Käyttöaste on toki yksi hyvä mittari, kun tarkastellaan, onko intranet toimiva. Mutta toisin kuin monen muun verkkopalvelun kohdalla, intranetin tavoite pitäisi itseasiassa olla se, että siellä käytetty aika vähenisi. Se tarkoittaa todennäköisesti sitä, että haluttu tieto on löytynyt nopeasti. 

Tätä tavoitetta tuettiin tekemällä uutisvirrasta mahdollisimman selkeä. Perusnäkymässä on jokaisesta uutisesta kuva, otsikko ja ingressi. Uutisvirran pystyy selaamaan nopeasti läpi ja poimimaan siitä itselle olennaiset aiheet.

– Knowitin Ruotsin toimisto toteutti Riksdagenille intranet-uudistuksen. Riksdagenilla on yksi ihminen täysipäiväisesti tekemässä intranetin SEO:ta ja miettimässä miten relevantti sisältö saadaan esille. Knowit pitää tärkeänä sitä, että yritykset kiinnittäisivät intranetin haun toimivuuteen ja sisältöjen löydettävyyteen entistä enemmän huomiota.

Oman yrityksen intranetin toimivuutta pääsee helposti testaamaan tekemällä hakutoiminnolla yksinkertaisia testejä: löytyykö tietyllä hakusanalla ne sisällöt, jotka pitäisi. Huomiota tulisi erityisesti kiinnittää niihin sisältöihin, jotka eivät löydy ja selvittää syyt miksi näin on.

Henkilön HR-tietoon perustuvan profiilin mukaan Pauligin intranet suodattaa henkilölle automaattisesti tietoa uutisissa, työkaluissa ja sisältösivuissa. Osallistavampaa kulttuuria tuettiin tuomalla uutisiin mukaan tykkäys- ja kommentointimahdollisuus sekä tapa lisätä omia päivityksiä.

Teknologisina uudistuksina käyttäjille tehtiin 2-vaiheinen kertakirjautuminen (SSO), joka yhdessä pilvipohjaisen intranet-ratkaisun kanssa mahdollistaa intranetin käytön millä tahansa päätelaitteella turvallisesti. Paulig oli projektiin lähdettäessä tehnyt pohjatyönsä hyvin ja käytettävät teknologiat ja tietovarastot olivat selvillä.

– Rakensimme tunnistautumisen monesta palikasta siten, että sivuille tultaessa kone tunnistaa henkilön ja profiloi oikean sisällön, että työkalut. Halusimme, että intrasta tulee state of the art ja vältämme kaiken ylimääräisen välihallinnoinnin.

Integraatio toteutui helposti ja tehdyt teknologiset ratkaisut toimivat hyvin.

– Se oli helppoa, kun tiesimme, että jokaisella käyttäjällä on yksi uniikki henkilöllisyystodistus (ID), jota kuljetamme tunnistautumisen kautta sivuille. Tiesimme myös mistä taustajärjestelmästä haemme tiedot.

Pauligin intranetin sisältörakenteet uusittiin kokonaan ja sivupohjia syntyi lopulta melko vähän, 3–4 kappaletta. Yksinkertainen malli palvelee niin sisällöntuottajia kuin loppukäyttäjiä.

Knowit suosittelee, että intranettiä uudistettaessa lähdettäisiin mahdollisimman yksinkertaisesta Minimum Viable Product -mallista, jota sitten kehitettäisiin käyttäjien toiveiden mukaan.

– Intranet on ideaali testaamiseen! Kohderyhmä on sisäinen ja se on puhtaammin sovellus, kuin muut verkkopalvelut. Fokuksen pitäisi olla alussa puhtaasti toiminnallisuuksissa, eikä yksittäisissä elementeissä. Kun aletaan pohtia pikselin paikkoja, mennään julistesuunnittelun puolelle.

Pauligin uusi intranet on saanut erinomaista palautetta sekä uusilta että vanhoilta työntekijöiltä. Henkilöstölle teetetyssä tyytyväisyyskyselyssä 89,9 % vastaajista kertoi olevansa intranettiin tyytyväisiä.

– Olen saanut uusilta työntekijöiltä iloista palautetta, että olemme ensimmäinen työpaikka, jossa intraa seurataan näin paljon, Puska kertoo.

Hyvin indeksoidulla ja helposti löydettävällä sisällöllä on myös käytännön vaikutuksia yrityksen kannattavuuteen. Kun dokumentit ja toimintaohjeet löytyvät helposti intranetistä, säästää se merkittävästi mm. HR-osaston työtä.

– Arjessa intranet luo tehokkuutta ja tukea ihmisten työnteolle.