Data oli hajallaan ja vaikeasti saatavilla

Mäkelä Alulla on käynnissä CRM-projekti, jossa otetaan käyttöön Microsoft Dynamics CRM. Myyntiprosessin kehittämisen lisäksi Mäkelä Alu halusi kehittää CRM:n sisälle raportointia. Knowit saikin tehtäväkseen kehittää Dynamicsiin upotettavia Power BI -raportteja marraskuussa 2021.  

Aikaisemmin Mäkelä Alun myynnin raportointi ja seuraaminen oli työlästä. Myyntiä kiinnostava tieto oli hajanaista: raportointijärjestelmiä oli useita, ja osa tiedoista sijaitsi Exceleissä ja paperilla. Tietoa oli hankala hakea ja löytää, ja joitakin tietoja saattoi kokonaan puuttua. Raportointia pystyi tekemään vain toimistolla ja tietojen löytämiseksi jouduttiin toisinaan pyytämään apua IT-osastolta. Aina vanhojen tilausten validointi ei onnistunut hyvilläkään IT-taidoilla.

 

Tarve yhtenäiselle raportoinnille oli selkeä sekä johdon että myynnin näkökulmasta. Mäkelä Alu halusi tietää, miltä myynnin yleiskuva näyttää niin kokonaisuudessaan kuin yksittäisten asiakkaiden kohdalla; missä kysyntää on eniten ja onko tuotteiden myynti kehittynyt strategisesti haluttuun suuntaan. Yritys halusi seurata myös toimitusvarmuutta, varauksia ja reklamaatioita. Lisäksi raportointia haluttiin hyödyntää asiakkaiden kanssa käytävissä neuvotteluissa.

 

Yhtenäinen raportointi osana CRM:ää

Knowit rakensi raportoinnin Microsoftin Power BI -työkalulla, ja valmiit raportit upotettiin osaksi Mäkelä Alun CRM:ää. Raportointi sisältää nyt visuaalisen yhteenvedon kaikesta olennaisesta myyntiin liittyen. Loppukäyttäjät voivat seurata yhdestä paikasta muun muassa tilauksia, toimituksia, varauksia, laskutusta, tuotetietoja ja sopimuksia. Avainlukuja voidaan tarkastella euroina, kiloina ja metreinä. Uuden raportoinnin myötä myös tieto tuotteissa käytettyjen maalien ja värien määristä on parantunut.

Käytännön toteutus sisälsi kahdentasoisia raportteja. Myynnin johtoa varten rakennettiin myynnin yleinen raportti. Lisäksi tehtiin asiakaskohtainen raportti, jota myyjät pääsevät tarkastelemaan oman asiakkuutensa alla Dynamicsissa. Raporteista tehtiin myös englanninkieliset versiot.

Ammattitaitoista jälkeä sovitussa aikataulussa

Ensimmäiset raportit otettiin käyttöön tammikuussa 2022. Knowit järjesti Mäkelä Alun myyjille ja myynnin johdolle koulutuksia, joissa raportin käyttöä käytiin yhdessä läpi. Myyjät ovatkin ottaneet uuden raportoinnin tyytyväisinä vastaan, ja tämä on samalla tukenut ja motivoinut koko CRM:n käyttöönotossa. Raportointia kiitellään toimivaksi ja joustavaksi – ja samalla vanhoista järjestelmistä on päästy lähes kokonaan eroon. 

"Tällaista dynaamista raportointia ei ole meillä aikaisemmin ollut, visuaalisuus on nyt ihan eri tasolla kuin aiemmin", kiittelee Mäkelä Alun IT-päällikkö Joni Rannila.

Knowit on saanut Mäkelä Alulta kiitosta ammattitaitoisesta otteesta ja tehokkuudesta – ylimääräisiä palavereja ei ole turhaan pidetty ja deadlineissa on pysytty. 

"Projekti on mennyt jopa yllättävän helposti peilaten siihen, että kaikki on tehty etänä", Rannila mainitsee.

"Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Knowitin asiantuntijoiden tekemisen tasoon. Raportointialustan luominen on ollut heidän harteillaan, ja heillä on ollut selkeä käsitys siitä, mitä tarvitaan, myös liiketoiminnan tarpeiden osalta."

"Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Knowitin asiantuntijoiden tekemisen tasoon. Raportointialustan luominen on ollut heidän harteillaan, ja heillä on ollut selkeä käsitys siitä, mitä tarvitaan, myös liiketoiminnan tarpeiden osalta. On ollut selvästi nähtävissä, että nämä osaajat ovat tehneet Power BI –toteutuksia muillekin kuin vain meille. Raportit ovat visuaalisesti selkeitä ja ammattitaitoisesti laadittuja", kommentoi vientipäällikkö Janne Lager

Raportointia kehitettäessä nälkä kasvaa usein syödessä - niin myös Mäkelä Alun kohdalla. Käyttöönoton jälkeen raporttien kehittämistä onkin jatkettu käyttäjiltä saadun palautteen ja uusien ideoiden myötä.

"Toivottavasti tämä raportoinnin kehitys tuo meille jossain vaiheessa myös strategista näkemystä parhaisiin vahvuuksiimme", Janne Lager visioi.

Ota yhteyttä
Jyri Lintunen
Sales Executive, Knowit Solutions Oy
Ota yhteyttä
Ota yhteyttä

Alkuun