Haaste
Haaste
Kunnille on tyypillistä työvoiman runsas vaihtuvuus ja työtehtävien muutokset. Tämän vuoksi työntekijöiden tietojen ja käyttöoikeuksien hallinta vaatii paljon rutiininomaista päivitys- ja tarkistustyötä.
Virtuaalinen HR-assistentti hoitaa rutiinit
Kirkkonummen kunnan uusien ja päättyvien työsuhteiden hoitaminen tarkoittaa henkilöstöhallinnolle ja esimiehille rutiininomaisten HR-prosessien jatkuvaa pyörittämistä. Virtuaalinen assistentti vapauttaa esimiesten ajan aidosti lisäarvoa tuottavien tehtävien hoitamiseen.
Kirkkonummen kunnalla on palveluksessaan yli 2 000 työntekijää. Lähtötilanteessa kunnan työntekijöiden tietoja, kustannuspaikkoja ja käyttöoikeuksia käsittelevät järjestelmät eivät jakaneet tietoja keskenään. Tämä tarkoitti tietojen manuaalista päivittämistä jokaisessa järjestelmässä erikseen, mikä kuormitti merkittävästi hallintoa ja esimiehiä. Tilanteeseen haluttiin muutos.
”HR-tietojen ylläpitäminen ja yhdistäminen manuaalisesti eri järjestelmissä oli ylivoimaisen työlästä ja kustannusmielessä tehotonta. Tarvitsimme avuksemme ohjelmistorobotin, jonka avulla tiedot ja toimenpiteet siirtyvät automaattisesti järjestelmistä toisiin”, taustoittaa Kirkkonummen tietohallintopäällikkö Lea Blomberg lähtötilannetta.
Toteutus
Uusia työsuhteita alkaa ja vanhoja päättyy Kirkkonummen kunnassa viikoittain, mikä tarkoittaa henkilöstöhallinnolle ja esimiehille rutiininomaisten HR-prosessien jatkuvaa pyörittämistä. Tätä työtä helpottamaan Knowit toteutti Kirkkonummen kunnalle Robot Framework -teknologiaan perustuvan ohjelmistorobotin.
Ohjelmistorobotti hallitsee ennalta määritellyn prosessin mukaisesti työntekijöiden tietoja viiden eri järjestelmän välillä. Jatkossa työntekijän tiedot päivitetään HR-järjestelmään, jonka jälkeen robotti hoitaa automaattisesti käyttäjätiliin ja -oikeuksiin liittyvät päivitykset muihin järjestelmiin.
Robotti lähettää tämän jälkeen Navisec-järjestelmästä uusille työntekijöille pakolliset tietoturvaan ja GDPR:ään liittyvät verkkokurssit. Säännöllisin väliajoin se lähettää esimiehille tiedon niistä työntekijöistä, jotka eivät ole suorittaneet kaikkia verkkokursseja.
”Aikaisemmin prosessi oli manuaalinen ja vaikeasti hallittava. Ketjun häiriötön toimivuus on tärkeä palanen niin uusissa kuin päättyvissä työsuhteissa, mutta myös tehtävien vaihtoon liittyvissä tilanteissa. Nyt ohjelmistorobotin myötä pystymme hoitamaan työntekijöiden tietoihin liittyviä muutoksia yhden järjestelmän kautta, ja kokonaisuuden kasassa pitäminen on hallitumpaa”, toteaa Blomberg.
Tulokset
IT-alalla on tällä hetkellä monia trendejä, ja niistä yksi on ohjelmistorobotiikka. Usein robottien rooli on toimia rutiininomaisten prosessien tehostajana siten, että palvelut ovat laadukkaampia, nopeampia ja kustannustehokkaita. Blombergin mukaan toteutetun pilottiprojektin hyödyt ovat olleet nähtävissä heti robotin käyttöönoton jälkeen.
”Olemme käyttäneet robottia vasta muutaman kuukauden, ja Helpdesk-pyynnöt ovat vähentyneet heti merkittävästi", toteaa Blomberg ja jatkaa:
"Lisäksi esimiesten ei tarvitse ilmoittaa työntekijöiden tietoja eri puolille organisaatiota, mikä vapauttaa heidän aikaansa aidosti lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Ohjelmistorobotiikan myötä meille on syntynyt käänne kohti joustavampia ja nopeampia prosesseja, joiden avulla hallitsemme työntekijöiden työsuhteisiin liittyviä muutoksia. Meillä on jo nyt ajatuksia, kuinka robotiikkaa laajennetaan muille alueille.”
