Ripeästi alkuun ohjelmistorobotiikassa

Suomalaisten organisaatioiden edellytykset liiketoiminnan digitalisoimiseksi ovat huippuluokkaa, niin kuin vuoden 2016 digibarometrikin* meille kertoo. Minkä ihmeen takia Suomi sitten on digitaalisuuden hyödyntämisessä saman selvityksen mukaan vasta sijalla viisi? Mikä meitä oikein estää ja pitelee?

Taustalla ei varmasti ole mitään yhtä yksittäistä syytä vaan tilanne on monen osatekijän summa. Suomalaisissa yrityksissä on investoitu IT infrastruktuuriin ja yrityksen taustajärjestelmiin jo kymmeniä vuosia, ERP:tkin ovat jo teini-iässä. Valitettavasti samalla data on siiloutunut yksittäisten järjestelmien uumeniin.

Tietotyöläiset painivat arkipäiväisten haasteiden kanssa. Työpäivään mahtuu valtavasti puuduttavaa rutiinityötä – etsitään tietoa yhdestä järjestelmästä ja viedään sitä toiseen järjestelmään. Vertaillaan lukuja ja tietoja keskenään, ihan tarkistuksen vuoksi. Tukitoiminnoille ohjataan palvelutikettejä, joissa pyydetään avaamaan projektikoodeja, tai vaikkapa lisäämään uusia henkilöitä tai kumppaneita ylläpidettäväksi rekisteriin. Työpaikkahakemuksista kopioidaan käsipelillä henkilö – ja yhteystietoja HR järjestelmiin.

Näin on “aina” toimittu. Ei kai tässä muita vaihtoehtoja ole?

Itse asiassa on. Ohjelmistorobotiikka tuo nopean, helpon ja kustannustehokkaan ratkaisun tietotyön rutiineihin. Kaikki sellainen manuaalinen tekeminen, jossa järjestelmistä haetaan rakenteista tietoa, syötetään tietoa, vertaillaan tai rikastetaan tietoa määritellyn, toistuvan toimintamallin mukaisesti, voidaan automatisoida.

Integraatioita ei yleensä tarvita, koska ohjelmistorobotti käyttää tarvittavia tietojärjestelmiä ihmiskäyttäjän kaltaisesti, eli käyttöliittymän kautta. Ohjelmistorobotti voidaan siis lisätä järjestelmien käyttäjäksi siinä kuin Matti Meikäläinenkin. Ohjelmistorobotti voi olla palvelutikettejä käsittelevä asiakaspalvelija, laskutustietoja tarkistava controller tai vaikka myynnin assistentti, joka myyjän puolesta naputtelee uuden asiakkaan tiedot CRM:ään.

Ohjelmistorobotiikan sovellusten kehittämistä ja käyttöönottoa saattaa olla vaikea mielessään kuvitella ennen kuin on konkreettisesti testannut, miten se käytännössä toimii. Koska ohjelmistorobotiikassa on yksinkertaisimmillaan kyse hyvin staattisten ja yksinkertaisten tehtävien automatisoinnista, alkuun pääsy on hyvin nopeaa ja helppoa. Kerrankin saavutettavissa on teknologia ja metodologia, jonka kanssa voi tehdä nopeita kokeiluja, tutustua ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksiin – ja edetä sen kautta laajemman hyödyntämis-strategian luomiseen. 

Ohjelmistorobotiikka – mitä se on?

Ohjelmistorobotti pystyy suorittamaan tehtävänsä sekunneissa, näin prosessien läpimenoaika saadaan huomattavasti lyhyemmäksi. Nopeat vasteajat esimerkiksi palvelunpyyntöihin lisäävät käyttäjätyytyväisyyttä, oli sitten kyse sisäisistä tai ulkoisista käyttäjistä.

Kehotamme organisaatioita testaamaan tiensä ohjelmistorobotiikka-strategiaan. Pitkän tähtäimen visiota uuden teknologian hyödyntämisestä ei kannata tehdä tyhjiössä. Ketterä, jatkuva kehittäminen sopii ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon ja ylläpitoon mainiosti ja luo toimintaympäristöön tarvittavaa joustavuutta. Onnistuneiden kokeiluiden jälkeen todennäköisesti päädyt ihmettelemään, miksi ihmeessä näitä tehtäviä on aiemmin tehty käsin! 

Tämä artikkeli on julkaistu Kauppalehden liitteessä 14.12.2016.

Mikäli sinulle herää kysymyksiä ohjelmistorobotiikasta, voit laittaa sähköpostia Tarja Rantalalle osoitteeseen: tarja.rantala@knowit.fi

*www.digibarometri.fi/uploads/5/8/8/7/58877615/digibarometri-2016.pdf